Cải thiện năng suất với workflow automation & robotic process automation
Cách doanh nghiệp tự động hoá các quy trình nghiệp vụ.
Sáng thứ 6 tuần trước, tôi cùng một số anh em engineer có tham gia một cuộc họp với team business để tìm giải pháp cho câu hỏi: “quick-win solution for biz pain points”.
Sở dĩ có cuộc họp này vì các team business có quá nhiều pain points, hầu hết là liên quan đến chuyện số hoá, tự động hoá các quy trình nghiệp vụ.
Có 3 hướng giải pháp được đưa ra:
Áp dụng ERP (Enterprise Resource Planning)
Sử dụng Workflow automation & RPA (Robotic Process Automation)
Chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ với BPMN (Business Process Modeling Notation)
Với giải pháp số 1, tôi đã từng viết ở bài “Từ ERPNext đến Frappe framework”. Giải pháp số 3, là cách để chuẩn hoá cách dùng diagram, tham khảo tại đây.
Riêng giải pháp số 2, chúng ta sẽ tìm hiểu kĩ trong bài viết tuần này.
Automation
Mọi thứ bắt đầu từ một nhu cầu căn bản: Tự động hoá (Automation).
Có lẽ, phần lớn bài toán về optimize của một doanh nghiệp thì đều liên quan đến automation.
Cốt lõi của tự động hoá xoay quanh 2 câu hỏi chính: Khi nào (WHEN?) và Làm gì (THEN do what?).
Workflow
A workflow is a repeatable set of steps within an app or apps to accomplish a process
Một workflow là một tập hợp các bước cần phải thực hiện để hoàn thành một quy trình nghiệp vụ (process). Mà khoan, vậy workflow khác gì với process?
Process trả lời cho câu hỏi: kết quả là gì. Còn workflow trả lời cho câu hỏi: làm như thế nào. Khi ấy, nói đến workflow ta thường phải nhắc đến cụ thể một công cụ nào đó.
Hãy nhìn ví dụ bên dưới để hình dung rõ hơn.
Workflow Automation
Như vậy khi kết hợp “workflow” và “automation” ta hiểu đó là việc tự động hoá workflow của một process.
Có thể lấy một vài ví dụ về workflow automation như sau:
Theo dõi brand mentioning trên social media trên GSheet.
Tạo reports hàng tuần về tiến độ công việc.
Gửi email cho khách hàng để xin review sau khi họ hoàn thành mua một món hàng.
Trên thị trường hiện tại có một vài product tiêu biểu giải quyết bài toán workflow automation, có thể kể đến như:
UIPath
Zapier
IFTTT
RPA (Robotic Process Automation)
Ai từng xem bộ phim Modern Times của vua hề Sạc Lô, chắc sẽ nhớ cảnh vị vua hề bị đưa vào một cái máy cho ăn tự động (feeding machine). Cái máy đó sẽ lần lượt cho người dùng ăn hết món này đến món khác, rồi tự động lau miệng.
RPA, in one way or another, cũng giống như cái feeding machine.
Robotic process automation (RPA) is an optimization method that uses AI, machine learning, or virtual bots to execute basic tasks that humans would otherwise handle.
Khác với workflow automation khi logic thường được xử lý ở phía backend, RPA thì cần có sự tham gia của yếu tố “robotic”. Robotic thường được giải quyết bằng AI, machine learning, bots, vv.
Dưới đây là một vài ứng dụng ví dụ về RPA:
Chatbot: Chatbot được tạo ra để trả lời những câu hỏi thường gặp của người dùng.
Scan CV của ứng viên: Thay vì cần con người để lọc các CV tiềm năng, các công ty có thể dùng RPA để scan, trước khi đưa các CV đó vào trong process của team nhân sự.
Crawl data: Những con bot sẽ tự động đi thu thập dữ liệu trên tập các website phục vụ cho mục đích analytics.